Odense Kommune går forrest og sætter robotterne i arbejde

I Odense Kommune er to processer nu gennemautomatiseret ved brug af software-robotter (RPA=Robotic Process Automation). Pilotprojektet har nået en automatiseringsgrad på over 80 og har givet kommunen blod på tanden til mere - og frem for alt nogle interessante perspektiver på det at benytte robotter i administration og sagsbehandling.

Tidligere skulle kommunens medarbejdere i Beskæftigelse- og Socialforvaltningen manuelt håndtere ca.12.000 indkomne lægeerklæringsfakturaer og ca. 35.800 indkomne digitale underretninger om året. Selv om hver enkelt registrering blot tager få minutter, så er det samlet en betydelig administrativ opgave. Pilotprojektet skar to tredjedele af tidsforbruget for fakturaer og halvdelen for underretninger.

Arbejdet med Tyra, som robotten er døbt internt, har givet resultater, perspektiver og erfaringer, som betyder, at kommunen nu tester yderligere to processer og har ambitioner om en indsats, der rækker videre.

-Vi har haft et fokuseret forløb, og allerede på pilotstadiet kunne vi se gode resultater. Nu har vi foretaget en grundig evaluering, hvor vi udover automatisering og effektivisering også har set på kvalitet, dokumentation, styring, kompetencer og medarbejdernes oplevelse af processen. Det peger på flere muligheder og et stort potentiale, siger Jørgen Brolykke Rasmussen, IT- og Digitaliseringschef i Odense Kommune.

Ingen teknikforskrækkelse

Pilotprojektet har involveret en bred kreds af medarbejdere i Odense Kommune, og det har været med til at sikre succesen. Tanken er da også, at Tyra skal være med til at gøre hverdagen nemmere ved at automatisere udvalgte manuelle processer i administrationen. At robotten har fået navnet Tyra, som betyder hjælpsom, er ingen tilfældighed, da navnet er synonym for intentionen med pilotprojektet.

-I arbejdet med Tyra har vi mødt stor interesse for ny teknologi og løsninger af rutineprægede opgaver. Det har været et nyt skridt for os alle, men tanken om at bruge robotter er nu blevet langt mere konkret. Når vi automatiserer rutineprægede opgaver, er det med til at aflaste medarbejdere og frigøre ressourcer til andre opgaver, forklarer Jørgen Brolykke Rasmussen, der samtidig slår fast, at han ser brugen af RPA som en værdifuld overgangsløsning og et egentlig supplement til et fremtidigt IT-systemlandskab med fuldt integrerede og sammenhængende IT-systemer.

Vidtrækkende perspektiver for andre kommuner

Projektet er gennemført i samarbejde med rådgivningsvirksomheden EY, der har designet forløbet, udviklet robotløsningen og afleveret en samlet evaluering til kommunen.

-Erfaringerne fra Odense Kommune viser, at det offentlige nu også for alvor rykker, når det gælder automatisering og robotics. Flere kommuner arbejder seriøst med området og kan og skal inspirere hinanden. Her viser Odense vejen med effektiv og hurtig implementering og en stærk business case for videre arbejde, siger Jonas Groes, Partner i EY. Og perspektiverne rækker endnu længere:

-Odense Kommune er blandt de første kommuner, der gennemfører robotløsninger herhjemme, men software-robotter, machine learning og dataanalyse har potentialet til at løse en lang række rutineprægede opgaver i fremtiden indenfor administration og sagsbehandling og skabe bedre service.