Effektiviserer booking af møder og kurser

Efter et EU-udbud har Odense Kommune indgået en aftale med firmaet Plan2Learn om at levere et såkaldt ressource-styringssystem.

Det skal håndtere og forbedre blandt andet 

• borgeres tilmelding til aktiviteter og tilbud fra Odense Kommune – inkl. mulighed for at betale online for fx materiale eller print-selv-billet
• lediges tilmelding til kurser i Jobcentret
• kommunens medarbejderes oversigt over muligheder for efteruddannelse og tilmelding til relevante kurser
• invitation til fx en forældregruppe i en børnehave til møder – inkl. sms til erindring
• bestille tid for nyt pas i Borgerservice
• overblikket over borgermøder og lignende aktiviteter i Odense Kommune
• overblikket over interne og eksterne undervisere på de kommunale kurser.

Til eksempel arrangerer By- og Kulturforvaltningen ca. 20 borgermøder om året, hvor tilmeldinger håndteres manuelt. Arrangementerne kan være med fx 500 deltagere, hvor der skal registreres og administreres tilmeldinger og kontakt. Hvis et arrangement aflyses, ringes der rundt til alle tilmeldte; i det nye system vil der blive sendt en sms, og det tager kun få sekunder.
 
- Vi investerer nu igen for at effektiviserer. Vi vil med det nye system spare tid ved administration af til- og afmeldinger, booking af lokaler og forplejning, evaluering af kurser og arrangementer, uddannelses-refusion for blot at nævne nogle eksempler, siger kontorchef Steffen Mark Jensen, Odense Kommune.
 
Kontrakten med Plan2Learn beløber sig til i alt 3,5 mio. kr. over fire år.
 
- Der er en meget fornuftig business-case bag investeringen. Så vi kommer til både at spare skattekroner og samtidig give brugerne en bedre betjening, siger Steffen Mark Jensen.

Det nye bookingsystem sættes i drift den 1. februar 2012.

Mere at vide
kontorchef Steffen Mark Jensen
HR & Kommunikation
3091 4742, smje@odense.dk

it-projektleder Carl Østergaard
Budget & Analyse
2334 5135, co@odense.dk