Advisory Board d. 24. november 2020

Referat: Advisory Board 24/11 2020

 

Deltagere:

Ib Poulsen - LEV udvikling for udviklingshæmmede, Odense

Erik Vind Frost – Handicaprådet

Jan Grandal – Ældre Sagen

Jacob Ludvigsen – Boligsocial, Beskæftigelses- og Socialforvaltningen, Odense Kommune

Keld Nielsen – Dansk Blindesamfund

Mikkel Næsvang - SIND, Fyn

Søren Rasmussen – Nedsatsyn.dk

Birgitte Hjelm Paulsen – Digitalisering og Arkitektur, Odense Kommune

Rasmus Lykkehøj – Digitalisering og Arkitektur, Odense Kommune

Lise Jensen-Dahm – Digitalisering og Arkitektur, Odense Kommune, referent

 

Gæster under punkt 2:

Vivian Vibæk – Center for Socialpsykiatriske Dagtilbud (CSD Odense), Ældre- og Handicapforvaltningen, Odense Kommune

Camilla – Borger

 

Velkommen og introduktion til møde v. Rasmus

Rasmus byder velkommen og introducerer mødets dagsorden.

 

Brug af Teams i Odense Kommune v. Rasmus, Vivian og borger

Rasmus fortæller om implementeringen af Microsoft Teams i Odense Kommune. Da Skype for Business udfases af Microsoft medio 2021 har det være nødvendigt at finde en erstatning. Teams blev valgt grundet økonomiske fordele, sikkerhedsfordele samt nye funktioner heri, hvor der er smartere værktøjer. I starten af 2020 blev en strategi udarbejdet for implementeringen af Teams. I forlængelse heraf var det relevant at kigge nærmere på kulturen omkring online møder i Odense Kommune. 10. marts nåede man i Odense Kommune at diskutere Teams, og dagen efter ramte Covid-19, og mange medarbejdere blev sendt hjem med henblik på at arbejde hjemmefra på fuldtid. Teams blev udrullet hurtigt til alle medarbejdere. Det var en mere tempofyldt proces end ellers først tiltænkt, da det var en ekstraordinær situation. Der kom særligt fokus på brugen af Teams rent teknisk, hvor det blev lagt ud på alle computere, telefoner og mødelokaler blev opdateret med relevant udstyr til afholdelse af Teams-møder.

Skype blev brugt sideløbende, fordi det var forskelligt, hvordan medarbejdernes kendskabsgrad var til Teams.

Fra primo november er brugen af Skype lukket ned i Odense Kommune til fordel for Teams, dog kan man stadig tilgå Skype, da en del af de eksterne samarbejdspartnere forsat bruger Skype.

I 2021 igangsættes et projekt med prøvehandlinger, hvor der kigges nærmere på mulighederne for at kombinere onlinemøder med fysiske møder med det formål at reducere transporttid, øge fleksibiliteten for medarbejdere samt kunne tilbyde nye muligheder for borgere og erhvervsliv.

Mikkel bidrager med perspektiv fra Sind Fyn om, hvordan man må indordne sig, når ”huset brænder”.

 

Rasmus viser kurve over udrulningen af Teams i Odense Kommune.

 

Dernæst skifter vi over til præsentation af Vivian Vibæk og borger.

Vivian præsenterer, hvordan de har brugt Teams i Center for Socialpsykiatriske Dagtilbud (CSD Odense), Ældre- og Handicapforvaltningen.

Her har de arbejdet med Teams under Covid-19 lockdown. I centeret samarbejder de med mange unge mennesker, hvor de har samtaler og forskellige aktiviteter. De var tvunget til at lukke ned, mens brugerne sad hjemme kun med mulighed for telefonisk kontakt.

De unge benyttede også andre virtuelle kanaler, bl.a. sociale mediers kommunikationskanaler. Men af sikkerhedsmæssige grunde er det ikke tilladt kommunen at benytte disse medier. Derfor blev Teams koblet på og brugt som virtuel café, hvor caféerne varede i halvanden times tid, hvor man snakkede om løst og fast.

Camilla, borger og bruger af caféen, fortæller om sine personlige erfaringer med den virtuelle café over Teams. Hun brugte tilbuddet hver dag under lockdown, hvor det var dagens højdepunkt og en form struktur over dagen. Hun fik en social relation på en lidt anden måde, end hvis man var fysisk sammen. Hun viste bl.a. sine kreative ting, hun lavede under lockdown.

Vivian fremhæver eksempel med en anden bruger, der skrev bachelorprojekt og brugte møderne til at fremlægge, hvad han skulle til eksamen i, så han brugte det som en god platform til at træne, hvordan han skulle præsentere foran en skærm, grundet eksamen også var online, som han havde stor glæde af.

 

Jan stiller et spørgsmål, om Camilla fik det samme ud af at mødes i den virtuelle café kontra et fysisk møde. Camilla svarer, at hun fik noget andet ud af det, fordi man særligt blev tvunget til at tale sammen fremfor, når man mødte fysisk og kunne ”gemme sig” bag sin telefon. Hun så det som en positiv ting, at man var tvunget til at tale sammen og derigennem træne sine sociale færdigheder. Hun foretrækker stadig fysiske møder, men det var et godt alternativ.

Mikkel reflekterer over, at man kan tage det med, at det en supplerende mødeform, og at det kan ses som noget positivt.

Erik supplerer, at online møder kan have fordele ift., man lettere kan møde på tværs geografi, men at man savner fysiske møder. Man kan bruge det, hvor det giver bedst mening.

Alle giver udtryk for enighed.

Camilla slutter af med, at hun udtrykker positivitet for ordningen med virtuel café. Camilla takker af.

Vivian fortsætter:

I Center for Socialpsykiatriske Dagtilbud (CSD Odense) fortsætter de med at bruge Teams til koordineringsmøder særligt med eksterne samarbejdspartnere, fordi man skal undgå at mødes for meget på kryds og tværs.

Nogen borgere tilhører andre afdelinger, hvorfor det kræver faste opfølgningsmøder. Her bliver Teams også brugt. Nogle gange sidder Vivian fysisk med borgeren eller helt online med borger og samarbejdspartner. Borgerne er glade for det, særligt hvis de er socialt begrænset, hvorfor det kan være angstprovokerende at mødes fysisk for borgeren. Nu er der større ro og en anden oplevelse med møde over Teams. Mange borgere foretrækker det.

Vivian bruger onlinemøder til dem, hun slet ikke kan mødes med fysisk, da de herigennem kan se hinanden alligevel.

Internt bruger de også Teams til personalemøder, da de er placeret forskellige steder, og det er forskelligt, hvor de arbejder. Teams er altså en platform til fællesmøder, som man normalt mødte fysisk op til. Det fungerer godt, fordi de har spilleregler for, hvordan alle bliver hørt. En kaptajn er fx obs. på håndsoprækning, der er en ordstyrer, og de har en dagsorden, så det kan fungere for 25 deltagere.

Jan spørger til, hvad ældre mennesker siger til det?

Vivan svarer, at det er udfordrende, fordi de som regel ikke har adgang til IT, men når de først er koblet op, har de også en positiv oplevelse. Særligt pga. nervøsitet ved at blive ramt af Covid-19, så det er beroligende for dem, at de kunne sidde hjemme. Vivian fortæller, at nogle aktiviteter er blevet online, hvor brugere kunne sidde derhjemme med deres kreative aktiviteter.

Mikkel uddyber og spørger til, hvordan Vivian har fx lavet materiale eller understøttet brugerne i at tilgå onlineløsningerne.

Vivian svarer, at det har været en verbal understøtning, og ellers har det så småt været oplæring med fysisk tilstedeværelse.

Mikkel giver forslag, at man generelt kunne lave en lille guidende video, man kan sende til sine brugere. Jan spørger, om Teams er gratis eller ej.

Rasmus svarer, at private brugere blot kan hente det, men Odense Kommune har eksempelvis licenser hos Microsoft, hvor Teams indgår i pakken.

Generel snak om, at man kan tilgå Teams via browseren, også privat.

Vivian takker af.

 

Webtilgængelighed af de politiske dagsordener på Odense.dk v. Lise

Præsentation af Lise, der er studiepraktikant i Digitalisering og Arkitektur i øjeblikket.

Byrådets politiske dagsordner og referater er blevet tilgængelige på odense.dk, så de nu lever op til loven om webtilgængelighed. Før blev dagsordnerne og referater vist i et lille tekstvindue, der ikke var tilgængeligt for skærmlæsere eller muligt at forstørre i. Det var heller ikke markeret, hvad der var overskrifter, resumé eller links. Nu kan skærmlæsere læse teksten uden støj fra gammel kodning, man kan forstørre teksten uden at forvrænge den, og overskrifter m.v. er mærket op korrekt.

Der blev spurgt til om siderne samtidig med var gjort “responsive”, således at de tilpasser sig mobil og tablets. Det er de. I forlængelse af oplægget spurgte Birgitte til, om medlemmerne ville teste det nye format. Det var der positiv feedback på fra flere.

 

Bordet rundt v. alle

Digitalisering og Arkitektur v. Birgitte:

Birgitte fortæller om, at de har udarbejdet tre oplæg om fremtidens nye Digital Post og den nye afløsning til NemID, MitID, som vil blive gjort tilgængelige for Advisory Board på et senere tidspunkt. Videoerne ridser de nye løsninger kort op og kan - hvor det giver mening - bruges som undervisningsmateriale.

Fortæller om Borgerblikket/MitOverblik på borger.dk, hvor borgerne lige nu gives et overblik over deres ydelser og på sigt også få overblik over, hvilke sager de har i det offentlige.

I 2021 kommer der flere ydelser på, samt sager fra Beskæftigelsesområdet og i 2021-22 sager fra Ældre- og Handicapområdet. Der er endnu ikke kommunikeret offentligt ud om MitOverblik på borger.dk. Statistik på MitOverblik viser imidlertid, at mange borgere i Odense Kommune alligevel har fundet vej hertil.

 

Handicaprådet v. Erik:

Erik vurderer allerførst, at der er tale om dybe links på dagsordnerne, men han har ikke testet, hvordan det er, når man gemmer en specifik dagsordenside. Det har tidligere været en udfordring, at man ikke kan gemme et konkret dagsordenspunkt som bogmærke.

Handicaprådet holder møder via Teams, men de oplever tit bøvl, selvom det også nogle gange er uden bøvl. Erik har også prøvet online møder med sine børns skole, hvor han først kom på halvvejs. Derfor kan der være negative oplevelser forbundet med online møder.

Erik supplerer med, at Teams er et godt mødeværktøj, men hvis der er konflikter, er det svært at skændes online, fordi man kan miste forbindelse m.v., hvor man kan gå glip af noget samt tonen kan misforstås. Nonverbale ting kan gå tabt. Længere Teams-møder kan kræve pauser undervejs, for ellers kan brugere falde fra undervejs.

Dansk Blinde Samfund og andre organisationer har fået forskellige støttemuligheder under Covid-19, hvor man har måtte genopfinde eller tænke andre løsninger. Fx hvordan får man blinde med på en relativ visuel platform?

Telefonmøder er oftest at foretrække, da de stiller deltagerne mere ens. Problemet med online-møderne er at skærmens indhold ikke gengives for de blinde. De er afhængige af, at den, der præsenterer, også fortælle, hvad der vises på skærmen.

I gang med at kompetenceudvikle medlemmer, fordi det også handler om mange andre virtuelle platforme. Erik oplever at de store løsninger løbende forbedres/udvikles.

 

LEV udvikling for udviklingshæmmede v. Ib:

Ib ser et problem ved onlinemøder, da internettet kan overbelastes afhængigt af dækningen.

Fremhæver vigtighed af at uddanne medarbejdere i, hvordan man kobler borgere til online mødeplatforme, så man kan udnytte muligheder for, at ensomhed formindskes. Under Covid-19 er der restriktioner på besøg på plejehjem og bosteder.

Ib fremhæver, at det derfor er vigtigt at skabe mulighed for at mødes med beboerne online.

 

Boligsocial, Beskæftigelses- og socialforvaltningen, Odense Kommune v. Jacob:

Jacob supplerer Rasmus’ fortælling om implementeringen af Teams.

Fortæller om vanskelighederne ved at have møder online, men også fordele. Deres medarbejdere har stadig været ude ved borgerne, men med afstand. Forvirrende tid nu med Covid-19, men de har fundet et leje i det.

Mange borgere havde det psykisk dårligt under forårets lockdown, hvor ensomheden steg. Teams eller telefoner har dog været en mulighed, hvor medarbejder og borger fx har kunnet snakke i telefon sammen og gå en tur hver for sag, men sammen over telefonen.

 

Ældre Sagen v. Jan:

Jan har ikke så meget at tilføje, men han spørger til, om Covid-19 har haft indflydelse på deadlines for MitID.

Birgitte svarer: både-og. Digital Post kører som forventet med lancering august 2021. Ved MitID er borgerdelen klar til forventet tid, til efteråret 2021, mens virksomhedsdelen er blevet forsinket. Noget af dét arbejde har ikke været muligt at gennemføre grundet Covid-19.

Jan fortæller, at han forventer at få travlt med implementeringen af de nye løsninger, hvor brugere skal have hjælp.

Birgitte fortæller, at der kommer til at være fire måneders overlap, hvor NemID kører parrallet med MitID.

 

Erik spørger ift. Digital Post, om offentlig og private afsendere får en fælles løsning eller hver sin løsning.

Birgitte svarer, at udgangspunktet er, at det bliver hver sin løsning. Der er en lille mulighed for, at e-Boks vælger at udstille både posten fra private virksomheder (e-boks A/S egen løsning) og posten fra det offentlige (det offentliges løsning udviklet af Netcompany). Hvis e-boks A/S ikke vælger at udstille begge dele, kommer man til at tilgå sin offentlige og private post på henholdsvis borger.dk og e-boks.dk.

 

Dansk Blindesamfund v. Keld:

Keld tilslutter sig Eriks betragtning ifm. sit arbejde og foreningsliv. Teams lader til at være mere og mere tilgængelig. Han har set skærmlæsere får flere og flere genveje fremover. Dansk Blindesamfund er ved at oprette superbrugere i de 20 landskredse, hvor de forhåbentligt skal rundt og hjælpe den ældre del i at deltage i online møder. Det sker frem mod jul.

 

Nedsatsyn.dk v. Søren:

Søren har haft samme udfordringer som Erik og Keld med brugerne på digitale platforme. Nedsatsyn.dk har prøvet kræfter med Zoom og Messenger, da mange brugere kender det i forvejen. De arbejder på at få etableret bedre løsninger, hvor de kan lave undervisning. Mange kan nemlig ikke tilgå online mødeplatforme selv og har behov for at få vist, hvordan man tilgår online løsninger.

Nedsatsyn.dk har haft fysiske møder med afstand, som har været positivt, da mange har savnet et fællesskab.

 

Afslutning

Birgitte spørger til om næste Advisory Board-møde skal holdes over Teams igen.

Alle giver udtryk for, at det er en fin idé, og Rasmus og Birgitte er enige om at arbejde videre med det.

Rasmus giver udtryk for, at man kan komme med input til dagsordenen.

Birgitte fortæller, man endelig skal give lyd fra sig - også mellem møderne - hvis man løber ind i udfordringer med kommunens digitale løsninger.