Advisory Board 4. januar 2018
Referat fra mødet.
Deltagere
LEV udvikling for udviklingshæmmede, Ib Poulsen
Handicaprådet, Erik Vind Frost
SAND og Rådet for socialt udsatte, Stig Sonne Jensen
Beskæftigelses og Socialforvaltningen, Jacob Ludvigsen
Ældresagen, Niels Tovgaard og John Ingemann Sørensen
Seniorhuset Ældre hjælper Ældre, Kirstine Vad
IT til Ældre, Benny Jørgensen og Elise Kølleskov
Birgitte Hjelm Paulsen, IT & Digitalisering, Odense Kommune
Rasmus Vorup Lykkehøj, IT & Digitalisering, Odense Kommune
Afbud:
SIND
Ældrerådet
Dansk Blindesamfund
Synsrådgivning, Center for Kommunikation og Velfærdsteknologi
Mangfoldighedsrådet
SIND
Ældrerådet
Dansk Blindesamfund
Synsrådgivning, Center for Kommunikation og Velfærdsteknologi
Mangfoldighedsrådet
1) Præsentation af dagsorden
Birgitte Hjelm Paulsen præsenterede dagsordenen, samt sin nye kollega Rasmus Vorup Lykkehøj, der fremover skal være tovholder for Advisory Board og stå for de praktiske aspekter.
2) EU’s Persondataforordning v. Morten Hedelund Hougaard
Morten fortalte om sin kommende rolle som databeskyttelsesrådgiver (DPO – data protection officer), EU’s persondataforordning, og hvad det betyder for Odense Kommune.
Morten har siden 1. oktober 2017 været ansat i IT & Digitalisering i Borgmesterforvaltningen. Han er projektleder på Odense Kommunes implementering af EU’s nye Persondataforordning. Fra forordningens ikrafttrædelse 25. maj 2018 indtræder Morten i rollen som DPO.
Persondata er alt, der direkte eller indirekte kan henføres til en person – også selvom det kun er muligt for særligt indviede at forstå, hvem oplysningen vedrører. Eksempler på særligt følsomme persondata er; biometriske oplysninger, fagforening, genetisk information, helbredsoplysninger, politisk overbevisning, race, etnicitet, religion/filosofisk overbevisning, seksuel orientering, straffeattest og væsentlige sociale problemer.
Persondataforordning er bl.a. rettet mod private virksomheder/organisationer, der håndterer persondata som billeder, fysisk lokation og adfærd på nettet. Det skal kontrolleres, hvad oplysningerne bruges til, hvor, hvordan og hvor længe de opbevares.
Implementeringen af EU’s persondataforordning betyder bl.a. for Odense Kommune:
Morten har siden 1. oktober 2017 været ansat i IT & Digitalisering i Borgmesterforvaltningen. Han er projektleder på Odense Kommunes implementering af EU’s nye Persondataforordning. Fra forordningens ikrafttrædelse 25. maj 2018 indtræder Morten i rollen som DPO.
Persondata er alt, der direkte eller indirekte kan henføres til en person – også selvom det kun er muligt for særligt indviede at forstå, hvem oplysningen vedrører. Eksempler på særligt følsomme persondata er; biometriske oplysninger, fagforening, genetisk information, helbredsoplysninger, politisk overbevisning, race, etnicitet, religion/filosofisk overbevisning, seksuel orientering, straffeattest og væsentlige sociale problemer.
Persondataforordning er bl.a. rettet mod private virksomheder/organisationer, der håndterer persondata som billeder, fysisk lokation og adfærd på nettet. Det skal kontrolleres, hvad oplysningerne bruges til, hvor, hvordan og hvor længe de opbevares.
Implementeringen af EU’s persondataforordning betyder bl.a. for Odense Kommune:
- At der ansættes en DPO der, i samarbejde med Datatilsynet, skal sikre at Kommunen behandler persondata i overensstemmelse med forordningen og gøres opmærksom på, hvis dette ikke er tilfældet.
- At det dokumenteres, hvordan persondata håndteres.
- At medarbejdere uddannes til at håndtere persondata.
Såfremt kommunerne ikke lever op til de krav, der stilles i forordningen – vil der formodentlig blive tale om bøder 4% af kommunens driftsbudget, dog max 16 millioner kroner.
Se mere i den vedlagte Power Point.
3) Eksempler på nye BygSelv-løsninger v Kristian Almlund Virkelyst
Kristian demonstrerede et par af de 40 nye digitale selvbetjeningsløsninger, som Odense Kommune selv har bygget. Målet med at bygge selv er at gøre løsningerne lette for borgere og virksomheder at anvende og samtidig gøre det mere effektivt for medarbejderne at modtage de indtastede oplysninger. Det er naturligvis også målet at overholde de nationale og internationale standarder for design og tilgængelighed.
Et af eksemplerne drejede sig om ansøgning af befordringsgodtgørelse ved kørsel til læge/speciallæge. Det har tidligere krævet, at borgeren udfyldte en PDF-blanket enten på papir eller elektronisk. Den elektroniske løsning fungerede imidlertid ikke på mobile platforme og ikke i alle browsere. Det betød at ansøgningen ofte fejlede eller borgeren endte med at printe ansøgningen ud og aflevere den i papirform. En anden udfordring er, at i en PDF-blanket ser alle ansøgere alle felter. Det betyder, at der er stor risiko for at brugere begår fejl. Digitale selvbetjeningsløsninger, derimod, kan designes således at brugeren præsenteres for felterne trinvist og kun får vist de felter, der er relevant for den pågældende bruger. Det er med til at minimere antallet af fejl. Selvbetjeningsløsningerne kan udfyldes direkte på Odense Kommunes hjemmeside eller på borger.dk
Langt de fleste af selvbetjeningsløsningerne kræver brug af NemID, da det sikrer, at personer som registrerer oplysninger eller ansøger er den han/hun giver sig ud for at være. Odense Kommune er opmærksom på, at ikke alle har lige let ved at håndtere NemID. Birgitte opfordrer dog til, at selv de udfordrede får et NemID og man så søger hjælp på Borgerservice, biblioteker, IT-caféer mv. Birgitte kunne fortælle at Digitaliseringsstyrelsen kort før jul sendte næste generation NemID i udbud og at der i den forbindelse har været drøftet mulighederne for at indføre login med fingeraftryk og irisscanning. Det er dog for tidligt at sige, om det kommer med i den endelige løsning. Det nye NemID får nævnet MitID – læs mere om MitID.
Ib foreslog, at Advisory Board bliver inddraget i forbindelse med udviklingen af nye BygSelv-selvbetjeningsløsninger, således de bliver intuitive og fungerer for brugerne/borgerne med særlige udfordringer.
Birgitte: Både sagsbehandlere og brugere (borgere og virksomheder) inddrages i udviklingen af løsningerne. Det sker vha. en servicedesignmetode med tilhørende værktøjer udviklet af KL i samarbejde med bl.a. Odense Kommune (læs mere om servicedesignmetoden). I den sammenhæng kunne det bestemt være relevant at inddrage borgere med særlige udfordringer.
Et af eksemplerne drejede sig om ansøgning af befordringsgodtgørelse ved kørsel til læge/speciallæge. Det har tidligere krævet, at borgeren udfyldte en PDF-blanket enten på papir eller elektronisk. Den elektroniske løsning fungerede imidlertid ikke på mobile platforme og ikke i alle browsere. Det betød at ansøgningen ofte fejlede eller borgeren endte med at printe ansøgningen ud og aflevere den i papirform. En anden udfordring er, at i en PDF-blanket ser alle ansøgere alle felter. Det betyder, at der er stor risiko for at brugere begår fejl. Digitale selvbetjeningsløsninger, derimod, kan designes således at brugeren præsenteres for felterne trinvist og kun får vist de felter, der er relevant for den pågældende bruger. Det er med til at minimere antallet af fejl. Selvbetjeningsløsningerne kan udfyldes direkte på Odense Kommunes hjemmeside eller på borger.dk
Langt de fleste af selvbetjeningsløsningerne kræver brug af NemID, da det sikrer, at personer som registrerer oplysninger eller ansøger er den han/hun giver sig ud for at være. Odense Kommune er opmærksom på, at ikke alle har lige let ved at håndtere NemID. Birgitte opfordrer dog til, at selv de udfordrede får et NemID og man så søger hjælp på Borgerservice, biblioteker, IT-caféer mv. Birgitte kunne fortælle at Digitaliseringsstyrelsen kort før jul sendte næste generation NemID i udbud og at der i den forbindelse har været drøftet mulighederne for at indføre login med fingeraftryk og irisscanning. Det er dog for tidligt at sige, om det kommer med i den endelige løsning. Det nye NemID får nævnet MitID – læs mere om MitID.
Ib foreslog, at Advisory Board bliver inddraget i forbindelse med udviklingen af nye BygSelv-selvbetjeningsløsninger, således de bliver intuitive og fungerer for brugerne/borgerne med særlige udfordringer.
Birgitte: Både sagsbehandlere og brugere (borgere og virksomheder) inddrages i udviklingen af løsningerne. Det sker vha. en servicedesignmetode med tilhørende værktøjer udviklet af KL i samarbejde med bl.a. Odense Kommune (læs mere om servicedesignmetoden). I den sammenhæng kunne det bestemt være relevant at inddrage borgere med særlige udfordringer.
4) Bordet rundt
I forbindelse med at repræsentanterne fortalte om nye initiativer blev problemstillingen vedrørende NemID italesat. Der blev efterspurgt en løsning som i bankverdenen, hvor man kan logge på via sin smartphone eller tablet uden NemID-nøglekortet. Dette er lige nu muligt vha. e-Boks-applikationen Digital Post. Det er desværre kun muligt at læse den digitale post – der kan ikke sendes beskeder fra e-Boks app’en.
Flere repræsentanter ytrede ønske om en løsning med fingeraftryk, der ville gøre det lettere for mange borgere at benytte sig Kommunens selvbetjeningsløsninger.
LEV Udvikling for udviklingshæmmede
Hos LEV er man i øjeblikket optaget af hjælpe folk med kognitive handicap, der gerne vil kunne gøre de digitale ting selv. Hvordan gør vi det muligt for disse borgere at gøre flere ting selv?
Handicaprådet
Windows 10 er først for nylig begyndt at fungere med programmer der bruges til skærmlæsning eksempelvis Oplæser eller Jaws. Det har været længe undervejs.
Der skal fordeles pladser i det nye handicapråd i den nærmeste fremtid.
Når børn under 18 år får post fra regionen eller sundhedsvæsenet bliver det sendt på papir i stedet for Digital Post. Dette er uhensigtsmæssigt, når den meste anden post sendes digitalt.
Birgitte: Jeg vil undersøge, hvorfor det sker.
Erik fortalte kort om muligheden for at modtage sin nøgle til NemID via et telefonopkald. Løsningen hedder Voice Response. Læs mere om Voice Response her.
IT til Ældre
Der er lukket en Netcafé i centrum pga. for få deltagere. Dette er positivt, da det er et udtryk for at færre har brug for hjælp.
Der blev udtrykt et ønske om at referaterne offentliggøres. Dette vil kræve, at referaterne ikke indeholder fortrolige oplysninger. Birgitte og Rasmus vil fra gang til gang vurdere om hele eller dele af referatet kan offentliggøres på Odense Kommunes hjemmeside, hvor Advisory Board også er nærmere beskrevet.
Ældresagen
Hjemmeundervisningen er en succes. Meget få efterspørger hjælp til NemID.
Desværre har det ikke været muligt at benytte Borgernes Hus til undervisning, selvom lokalerne er optimale til dette formål. Problemstillingen består i, at der ikke må bookes tidligere end 8 dage før samt at der ikke må afholdes arrangementer, der strækker sig over flere gange.
Birgitte undersøger begrundelserne for disse to regler.
Det blev desuden foreslået, at næste møde i Advisory Board afholdes på Borgernes Hus. På dette møde kan repræsentanterne høre mere om, hvordan borgerne kan få hjælp til digital post og digital selvbetjening i Borgernes Hus.
Flere repræsentanter ytrede ønske om en løsning med fingeraftryk, der ville gøre det lettere for mange borgere at benytte sig Kommunens selvbetjeningsløsninger.
LEV Udvikling for udviklingshæmmede
Hos LEV er man i øjeblikket optaget af hjælpe folk med kognitive handicap, der gerne vil kunne gøre de digitale ting selv. Hvordan gør vi det muligt for disse borgere at gøre flere ting selv?
Handicaprådet
Windows 10 er først for nylig begyndt at fungere med programmer der bruges til skærmlæsning eksempelvis Oplæser eller Jaws. Det har været længe undervejs.
Der skal fordeles pladser i det nye handicapråd i den nærmeste fremtid.
Når børn under 18 år får post fra regionen eller sundhedsvæsenet bliver det sendt på papir i stedet for Digital Post. Dette er uhensigtsmæssigt, når den meste anden post sendes digitalt.
Birgitte: Jeg vil undersøge, hvorfor det sker.
Erik fortalte kort om muligheden for at modtage sin nøgle til NemID via et telefonopkald. Løsningen hedder Voice Response. Læs mere om Voice Response her.
IT til Ældre
Der er lukket en Netcafé i centrum pga. for få deltagere. Dette er positivt, da det er et udtryk for at færre har brug for hjælp.
Der blev udtrykt et ønske om at referaterne offentliggøres. Dette vil kræve, at referaterne ikke indeholder fortrolige oplysninger. Birgitte og Rasmus vil fra gang til gang vurdere om hele eller dele af referatet kan offentliggøres på Odense Kommunes hjemmeside, hvor Advisory Board også er nærmere beskrevet.
Ældresagen
Hjemmeundervisningen er en succes. Meget få efterspørger hjælp til NemID.
Desværre har det ikke været muligt at benytte Borgernes Hus til undervisning, selvom lokalerne er optimale til dette formål. Problemstillingen består i, at der ikke må bookes tidligere end 8 dage før samt at der ikke må afholdes arrangementer, der strækker sig over flere gange.
Birgitte undersøger begrundelserne for disse to regler.
Det blev desuden foreslået, at næste møde i Advisory Board afholdes på Borgernes Hus. På dette møde kan repræsentanterne høre mere om, hvordan borgerne kan få hjælp til digital post og digital selvbetjening i Borgernes Hus.
5) Status på de nationale strategier vedrørende digital borgerbetjening
Indholdet er beskrevet i de vedhæftede slides
Der var et ønske om, at gøre det lettere at printe ud fra Digital Post
Birgitte giver denne besked videre til folkene i Digitaliseringsstyrelsen, som arbejder med digital inklusion.
Der blev udtrykt ønske om, at MitID kan udvikles til at erstatte sundhedskort, kørekort eller pas i situationer, hvor man skal dokumentere, hvem man er: eksempelvis ved køb af telefon eller lignende.
Der var et ønske om, at gøre det lettere at printe ud fra Digital Post
Birgitte giver denne besked videre til folkene i Digitaliseringsstyrelsen, som arbejder med digital inklusion.
Der blev udtrykt ønske om, at MitID kan udvikles til at erstatte sundhedskort, kørekort eller pas i situationer, hvor man skal dokumentere, hvem man er: eksempelvis ved køb af telefon eller lignende.
Næste møde i Advisory Board
Der er fastlagt dato for næste møde i Advisory Board. Mødet afholdes i Borgernes Hus 2. maj 2018.
Information vedr. lokalenummer oplyses på et senere tidspunkt.
Information vedr. lokalenummer oplyses på et senere tidspunkt.