Rejser

Odense Kommunes regler for rejser for Byrådets medlemmer. 

1. Generelle bemærkninger.

Byrådsmedlemmer (inkl. borgmesteren og rådmændene) kan foretage udlandsrejser for kommunens regning, når udlandsrejsen kan henføres til den kommunale styrelseslovs § 16, stk. 1, litra e eller litra f, og har betydning for byrådsmedlemmets udførelse af sit hverv som kommunalpolitiker.

Vederlæggelse:

Byrådsmedlemmers faste vederlag omfatter deltagelse i udlandsrejser, jf. styrelseslovens § 16, stk. 1.

Byrådsmedlemmer, der har valgt erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, jf. styrelseslovens § 16, stk. 5, kan kun oppebære tabt arbejdsfortjeneste i de nedenfor under punkt 2-4 nævnte tilfælde, når de deltager i udlandsrejser, der foretages efter anmodning af byrådet eller et udvalg.

Venskabsbyrejser:

Odense Kommune har et antal venskabsbyer i udlandet. Byrådsmedlemmer kan besøge venskabsbyer i repræsentativt øjemed eller på studierejser.

Studierejser:

Studierejser kan tage sigte på at tilvejebringe et bedre beslutningsgrundlag for løsning af et bestemt foreliggende problem eller imødekomme et mere generelt behov for øget viden indenfor en bestemt problemkreds i den løbende kommunale administration.

Der udarbejdes en beskrivelse af det konkrete formål med rejsen.

Kurser/kongresser:

Deltagelse i kurser/kursuslignende arrangementer og kongresser sker efter Odense Kommunes kursusregulativ.

2. Venskabsbybesøg.

Venskabsbybesøg, såvel efter som uden invitation, forelægges for Økonomiudvalget, der på baggrund af en kort angivelse af rejsens formål mv. tager stilling til, om rejsen skal gennemføres.

Når den eller de byrådsmedlemmer, til hvem en venskabsbyinvitation er rettet, er forhindrede i at deltage, bestemmer Økonomiudvalget, hvilke(t) andre/andet byrådsmedlem(mer) der eventuelt skal deltage i stedet. Økonomiudvalgets beslutning protokolføres.

Såfremt hele Økonomiudvalget ønsker at foretage et venskabsbybesøg, følges retningslinierne under punkt 3.

De embedsmænd, der har deltaget i rejsen, laver efterfølgende en kort rejserapport, der forelægges Økonomiudvalget til orientering. Rapporten fremlægges herefter til orientering i byrådets bibliotek.

3. Udvalgsrejser.

Økonomiudvalget og de stående udvalg kan foretage udlandsrejser, der emnemæssigt ligger indenfor udvalgets forvaltningsområde, når rejsen har betydning for varetagelsen af udvalgets opgaver. Udvalget træffer i et møde beslutning om rejsemål og formålet med rejsen. Beslutningen protokolføres.

De embedsmænd, der har deltaget i udvalgets rejse, laver efterfølgende en kort rejserapport, der godkendes af udvalget i et møde. Rapporten fra de stående udvalg fremsendes til Økonomiudvalget til orientering. Rejserapporten fremlægges herefter til orientering i byrådets bibliotek.

4. Enkelte byrådsmedlemmers deltagelse i udlandsrejser.

Et byrådsmedlem kan foretage en udlandsrejse, såfremt det sker efter anmodning fra byrådet, Økonomiudvalget eller et stående udvalg. Beslutning herom træffes af byrådet eller det pågældende udvalg i et møde på grundlag af oplysninger om rejsemål og formål mv. Beslutningen protokolføres.

Efter afslutning af rejsen orienterer det pågældende byrådsmedlem byrådet eller det pågældende udvalg om rejsen.

Et byrådsmedlem, der af byrådet er udpeget til at varetage hvervet som bestyrelsesmedlem i forskellige organer, herunder kommunale fællesskaber eller kommunale aktieselskaber, kan for kommunens regning deltage i rejser, arrangeret af det pågældende organ, når byrådsmedlemmet har modtaget en anmodning herom, jf. ovenstående.

5. Borgmesterens/rådmændenes foretagelse af udlandsrejser.

Borgmesteren/rådmændene følger som formænd for henholdsvis Økonomiudvalget og de stående udvalg retningslinierne under punkt 2-4 for så vidt angår rejser, hvis faglige indhold relaterer sig til udvalgenes umiddelbare forvaltningsområde.

Borgmesteren/rådmanden kan uden at forelægge rejsen for det pågældende udvalg foretage rejser, der ikke vedrører udvalgets umiddelbare forvaltning, men alene forvaltningens administrative forhold.

Vejledende for, hvornår borgmesteren/rådmanden kan foretage en sådan rejse som administrativ leder, kan være, om det - i tilfælde af borgmesterens eller rådmandens forfald - ville være naturligt at gennemføre rejsen med deltagelse af en anden embedsmand fra administrationen - og ikke en politiker.

Som eksempler på sådanne rejser kunne nævnes besøg på edb-virksomheder med henblik på anskaffelse af nyt udstyr til afdelingen eller besøg på biblioteker med henblik på nyindretning af et bibliotek.

Borgmesteren og rådmændene orienterer mundtligt Økonomiudvalget, når de har foretaget rejser i deres egenskab af administrative ledere.

6. Byrådsmedlemmers ægtefællers/ledsageres deltagelse i udlandsrejser.

Et byrådsmedlems ægtefælle/ledsager kan deltage i udlandsrejser for egen regning.

Økonomiudvalget kan dog i særlige tilfælde anmode en ægtefælle/ledsager om at deltage i rejsen, jf. den kommunale styrelseslovs § 16 a, stk. 1, som repræsentant for kommunen, såfremt det findes formålstjenligt. Det er imidlertid en forudsætning, at ægtefællen/ledsageren skal udføre en opgave af en vis betydning og interesse for kommunen og som udgangspunkt, at ægtefællens/ledsagerens deltagelse sker efter invitation.

I disse tilfælde betaler kommunen rejse- og opholdsudgifter samt erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste efter de af Indenrigsministeriet fastsatte regler, men ikke f.eks. diæter og lommepenge.

Er ægtefællen/ledsageren kommunalt ansat, gives frihed med løn i stedet for erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, dog indenfor det maksimum, Indenrigsministeriet har fastsat.