Oplysningspligt i By- og Kulturforvaltningen

Odense Kommune behandler personoplysninger om dig i forbindelse med, at du har rettet henvendelse til os.

Det betyder, at vi er forpligtede efter GDPR til at give dig nogle informationer. Du kan i det følgende bl.a. læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvad vi bruger dem til.

Du skal ikke gøre noget på baggrund af disse informationer, du får dem blot, fordi vi er forpligtede til at oplyse dig herom.

1. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at at kunne levere en god kommunal service og ydelse. Dette gælder oplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere

Grundlaget for vores behandling er det myndighedsområde, der er pålagt By- og Kulturforvaltningen i Odense Kommune, bl.a. plan- og miljølovgivningen, forvaltningsloven, folkeoplysningsloven, borgerservicecenterloven m.v.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

De personoplysninger, der behandles, er som udgangspunkt almindelige personoplysninger. De oplysninger, som vi primært anvender er dit navn, adresse, mail, telefonnummer og cpr-nummer.

Kun i ganske få tilfælde behandler vi følsomme personoplysninger om dig i samråd med dig, og du vil i disse tilfælde få konkret info herom.

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Dine personoplysninger får vi fra dig. Nogen gange modtager vi oplysninger om dig fra andre borgere i forbindelse med pågældende borgers henvendelse til os. Det kan være en nabo, udlejer, håndværker m.v. Du vil få konkret info i disse situationer fra den afdeling, som modtager oplysningerne og foretager behandlingen.

I tilfælde, hvor vi har behov for at indhente informationer om adresse, bopælsforhold, CPR-nummer og lignende, får vi oplysningerne fra Folkeregisteret.

Hvem modtager dine personoplysninger?

Kommunen registrerer dine personoplysninger og videregiver kun personoplysningerne til andre modtagere, herunder offentlige myndigheder og private virksomheder, hvis der er et lovligt grundlag hertil.

Dine personoplysninger kan blive videregivet i det omfang, Odense Kommune er forpligtet til dette efter reglerne om aktindsigt i bl.a. offentlighedsloven. Vi foretager altid en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der skal udleveres ifm. aktindsigter – og vi må f.eks. ikke udlevere oplysninger om enkeltpersoners private forhold.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Kommunen sletter personoplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland

Dine personoplysninger overføres i nogle situationer til et tredjeland, dvs. et land udenfor EU/EØS.

Du kan få tilsendt Odense Kommunes grundlag for overførsel af personoplysninger og ekstra sikkerhedsforanstaltninger ved at kontakte Digitalisering og Data i By- og Kulturforvaltningen.

3. Lovgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.

Følsomme personoplysninger behandles efter artikel 9, stk. 2, litra f og/eller g samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og stk. 4.

Dit personnummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

4. Hvilke rettigheder har du?

Du har som borger en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Dine rettigheder er:

• Retten til indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig.
• Retten til at få rettet urigtige personoplysninger om dig.
• Retten til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis nogle særlige betingelser herfor er opfyldt.
• Retten til at få slettet dine personoplysninger. Bemærk at retten til sletning er begrænset af, at offentlige myndigheder er underlagt regler, der medfører, at personoplysningerne ikke kan slettes, f.eks. offentlighedsloven, arkivloven, mv.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis ikke vægtige legitime grunde til behandlingen går forud herfor.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Odense Kommune på nedenstående kontaktoplysninger.
 

5. Kontaktoplysninger

Odense Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Har du spørgsmål om din sag eller dit forløb hos Odense Kommune, skal du kontakte den afdeling, som du er tilknyttet (f.eks. din sagsbehandler).

Spørgsmål vedr. databehandlingen
Hvis du har specifikke spørgsmål, der udelukkende omhandler kommunens håndtering af dine personoplysninger, kan du kontakte Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Bemærk at DPO’en ikke kan svare på spørgsmål om din sag:

• Digital Post: link til DPO-kontakt i Odense Kommune
• Adresse: Odense Kommune, Flakhaven 2, 5000 Odense C, att.: DPO.

Du kan også finde den DPO’ens kontaktoplysninger på Odense Kommunes hjemmeside (i søgefeltet skal du skrive: ”databeskyttelsesrådgiveren”).

6. Hvis du vil klage

Du kan klage til Datatilsynet over Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger på nedenstående kontaktoplysninger:

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Du kan også læse mere på Datatilsynets hjemmeside se mere om, hvordan du klager under ”Dine rettigheder”.