2. Aftaler og lokal godkendelse

I en proces er det godt at have styr på aftalerne. Følg nøje rådene i dette skema

Aftalerne skal være på plads

Hvilke aftaler	Bemærkninger
Aftaler om aktiviteter	Ved I, at der er nogen, der efterfølgende vil skabe aktiviteterne, når faciliteten står færdig? - Hvem tilkendegiver at skulle bruge faciliteten? - Hvor meget tid indikerer de forskellige interessenter at kunne bruge? Overvej også hvor aktiviteterne skal foregå under en evt. ombygning. Beskriv dette og sørg for skriftlige aftaler.
Ændring af parkeringsplads, adgange og overførsler	Hvis -parkeringspladser ændres, fjernes, udvides - adgange/overkørsler etableres eller eksisterende ændres eller så skal det til høring/godkendelse i Vejmyndighed i afdelingen Trafik. I kan kontakte Trafik og fremkommelighed på dette link
Arealejer	Såfremt det påtænkte anlægsprojekt opføres på kommunalt areal, skal det sikres inden processen startes op, at der kan opnås tilladelse fra arealejer. Arealejer kan stille forskellige vilkår, der kan have indflydelse på projektet og dettes opførelse. På kommunale arealer er Park & Vej i langt de fleste tilfælde arealejer. I kan kontakte Park og Kirkegårde på dette link
Aftaler om drift	Ved I, om der er nogen, der efterfølgende vil løse de daglige driftsopgaver, når faciliteten står der? Opgaverne kunne være: rengøring, græsklipning, snerydning, fjerne blade og mos på udeanlæg, udskiftning af udstyr, indkøbe rengøringsartikler og papirvarer, betale fakturaer, tømme affald, administrere alarm/nøglesystem/wi-fi, medlemsregistrering, markedsføring, bestyrelses- og udvalgsarbejde. Der kan være andre specifikke udgifter for jeres facilitet. Vær opmærksom på, at hvis foreningen står som ejer af faciliteten skal der opsættes bi-målere på faciliteten, hvis denne bygges sammen med en kommunal bygning.
Aftaler om vedligeholdelse	Ved I, at der er nogen, der efterfølgende vil løse vedligeholdelsesopgaver, når faciliteten er opført? Opgaverne kunne være: male, reparere bygning, inventar og udstyr inde som ude.
Udarbejd et budget og en finansieringsplan	Brug evt. eksemplerne i værktøjskassen på budgetskabelonerne (til både opførslen og til den efterfølgende drift) eller find inspiration til budget og finansieringsplan på www.fonde.dk Bygherrer, der ikke er momsregistrerede, skal lave budget inkl. moms.
Godkendt lokalt	Sørg for at få noteret i et referat fra et bestyrelsesmøde eller evt. en generalforsamling, hvad I har besluttet i forhold til projektet. Det kunne være omfanget og den forventede økonomi til opførelse og drift. Tjek evt. krav hertil i vedtægterne. Der kan også være formelle beslutninger som eksempelvis lån, der skal tages på generalforsamlingen.