1.5 Indmeldepligt

1.5 Indmeldepligt

Entreprenørens markpersonale skal fungere som Kommunens "øjne og ører" ude i de grønne områder og bidrage til, at Odense Kommune yder en god borgerservice.
Ydelsen består overordnet i at:

• håndtere og viderebringe alle henvendelser fra borgere og brugere til Odense Kommune
• indmelde observerede fejl, hærværk, manglende udstyr og øvrige uhensigtsmæssigheder til Odense Kommune.
• indmelde fejl i registreringer og fysiske ændringer med henblik på ajourføring af kort

Indmeldepligt er gældende på alle grønne områder, hvor medarbejderen færdes i forbindelse med udførelse af driftsarbejder. Eksempelvis forventes det, at personer, som klipper græs eller opsamler affald, foretager en indmelding, hvis der ses forhold, som er omfattet af indmeldepligt.

Entreprenøren skal snarest muligt underrette Odense Kommune, hvis der opstår forhold, som hindrer arbejdets udførelse eller gør det nærliggende, at Odense Kommune påføres ulempe eller tab, herunder pådrager sig ansvar over for tredjemand. Hvis der ikke er tid til at indhente Odense Kommunes anvisninger, skal leverandøren bedst muligt træffe foranstaltninger for at undgå, at Odense Kommune lider tab. Der træffes efterfølgende aftale om eventuel betaling for leverandørens merydelser i forbindelse hermed.

Entreprenøren har endvidere pligt til indmelding overfor bygherren, når entreprenøren konstaterer forhold, som kan indebære behov for afhjælpning så snart de opdages.

Manglende indmelding af fejl og fysiske ændringer sidestilles med levering af mangelfuld kvalitet af arbejdet og sanktioneres, jf. SAB-SOS afsnit 5.

Indmeldingen skal foregå via Odense Kommunes Grønne GIS-system eller direkte til parkforvalteren ved ekstraordinære situationer, jf. neden for.
Indmeldinger dokumenteres i GIS-systemet med notering af lokalitet, element/redskab/udstyr, dato og navn på markmedarbejderen.

En indmelding af skader, fejl, hærværk, mv. bør altid ledsages af mindst et fotografi af fejlen/manglen. Fotografiet bør tages, så man kan se dele af omgivelserne, så stedet kan genfindes, hvis den angivne placering på kort er upræcis.

Fejl, hærværk og øvrige uhensigtsmæssigheder, som skal indmeldes, kan være – men er ikke begrænset til - følgende:

• Generelt
  
  • Hærværk, graffiti og skader på elementerne (herunder kørsel på græsarealer i parker og anlæg)
  • Døde dyr større end eller lig med katte
  • Forekomst af rotter og andre skadedyr
  • Brug af kommunale arealer, der vurderes at være ulovlig for eksempel: teltslagning, henstilling af campingvogne, køretøjer og/eller både, naboers inddragelse af kommunale arealer til oplagring, have og lignende
  • Uoverensstemmelser mellem kortgrundlag og områdernes indhold, samt ændringer i området der kræver ændringer i kortgrundlag
  • Klager fra naboer
• Græs, blomster og beplantning
  
  • Planter og beplantning der ikke fremtræder frodigt og veludviklet
  • Behov for efterplantning, som ikke er en del af standardplejen
  • Plantesygdomme og svampeangreb
  • Træer, som er ved at vælte og større døde/knækkede grene i trækroner
  • Forekomst af invasive arter så som kæmpebjørneklo, japansk pileurt, kæmpe pileurt og kæmpe balsamin
• Belægninger
  
  • Defekt belægning (huller, løse belægningssten, knækkede fliser, vredet belægningsmønster; undermineringer)
  • Ujævnheder = Kantopspring større end 3 cm på belægninger (excl kantsten/kantafgrænsninger)
  • Manglende faldunderlag, mv.
  • Afvandingsproblemer, skyllerender, behov for oprensning af brønde, stående vand på belægninger mv.
  • Andet
  • Defekt/beskadiget udstyr
  • Udstyr, som står skævt eller løst, når det skal stå i lod og stå fast
  • Meget snavset udstyr, der normalt ikke vaskes
  • Mange klistermærker og/eller opklæbede plakater hvor budskabet afslører ophavsmanden
  • Markant forekomst af alger i bassiner
  • Henkastet haveaffald fra privat have = mere end 2 m3
  • Græsrabatter, som ikke længere har den på GIS-kort angivne bredde, så græsslåningsbredden er blevet mindre – uanset om dette skyldes private eller offentlige bevoksninger, der er blevet for brede

1.5.1 Særlig indmeldepligt

• Hændelser med særlig indmeldepligt: Forurening
• Store mængder henkastet affald i en bunke større end 2 m3
• Problemaffald, som skal vaskes eller graves væk

Entreprenøren har særlig indmeldepligt overfor bygherren og/eller væsentlige aktører i ekstraordinære eller kritiske situationer.

Særlig indmeldepligt betyder at indmelding skal ske indenfor samme arbejdsdag som hændelsen opdages. Entreprenøren skal da sikre sig ved personlig og gengældt kontakt pr. telefon, at driftsherren og/eller relevante aktører bliver orienteret om og bekendt med situationen inklusive relevante forslag til at rette op på forholdene.

Efterfølgende skal entreprenøren følge op med skriftlig dækkende orientering inklusive relevante forslag til at forebygge lignende hændelser fremover.

Ekstraordinære eller kritiske situationer er fx:

• Væltede træer/nedfaldne grene på steder med trafik
• Arbejdsulykker eller nærved-ulykker
• Andre ulykker eller nærved-ulykker relateret til leverancens arbejder/aktiviteter

Ved kritiske situationer skal yderligere/forværring af ulykke afværges og derefter skal indmelding ske umiddelbart efter.