Godkendelse i beboerdemokratiet sker som udgangspunkt på et afdelingsmøde. Afdelingsmødet skal være varslet i henhold til vedtægterne, og det skal af den udsendte dagsorden fremgå, at der på mødet vil blive behandlet et forslag om iværksættelse af forbedringsarbejder eller godkendelse af et forbedrings program, der vil føre til en huslejestigning, samt den forventede huslejestignings størrelse.

Der er mulighed for at kræve skriftlig urafstemning blandt beboerne, hvis forbedringsarbejderne udløser huslejestigninger på over 15%.

Kollektive forbedringer

Afdelingsmødet kan beslutte, at forbedringerne skal gennemføres i samtlige boliger – det kaldes for kollektive forbedringer.

Kollektiv råderet – flerårige forbedringskataloger.

Alternativt kan afdelingsmødet beslutte at godkende et katalog af bestemte forbedringer som kan iværksættes efter den enkelte lejers ønske og eventuelt også i ledige boliger – det kaldes for kollektiv råderet. Det er afdelingen, der lånefinansierer arbejdet; og de lejere, der får forbedret deres bolig, betaler deres andel af lånet tilbage over huslejen i lånets løbetid.

Afdelingsmødet beslutter, hvilke forbedringsarbejder lejerne kan gennemføre (fx køkken, bad, altan osv.), særlige rammer for disse arbejder (frit valg, bestemte modeller osv.) og fastsætter en maks. Pris pr. arbejde, der må udføres i boligen. Afdelingsmødet kan for eksempel beslutte, at et køkken skal være 20 år gammelt, inden det kan udskiftes via den kollektive råderet.

Afdelingsmødet kan af budgetmæssige grunde beslutte at sætte loft over, hvor mange forbedringsarbejder der kan gennemføres pr. år. Når afdelingsmødet har truffet disse valg, skal der laves et katalog med en oversigt over de arbejder, som lejerne kan udføre. Kataloget kan til enhver tid indskrænkes efter beslutning i beboerdemokratiet, men ikke udvides uden ny godkendelse fra Odense Kommune.

Der er også i særlige situationer mulighed for at boligorganisationens generalforsamling eller repræsentantskab kan gennemtvinge en beslutning om at iværksætte visse typer af forbedringsarbejder mod afdelingens ønske. Denne mulighed omfatter imidlertid ikke beslutning om modernisering af køkken og bad.

Dokumentation for beboerdemokratiets godkendelse skal i alle sager indsendes som bilag til ansøgning om godkendelse til Odense Kommune.

• I sager godkendt på et afdelingsmøde vedlægges indkaldelse med dagsorden samt referat fra afdelingsmødet.
• I sager, hvor der er afholdt urafstemning, vedlægges indkaldelse og referat fra det afdelingsmøde, hvor afstemningen er besluttet samt referat fra et bestyrelses- eller afdelingsmøde hvoraf afstemningsresultatet fremgår.
• I sager hvor beslutningen er truffet af boligorganisationens repræsentantskab eller generalforsamling, vedlægges en indkaldelse med dagsorden samt et referat fra mødet i repræsentantskabet/generalforsamlingen.